La dématérialisation des bulletins consiste en l’émission d’un bulletin de salaire sous forme de document numérique à la place du traditionnel document papier.
Il faut entendre par émission, la création du document numérique, son envoi sécurisé au collaborateur et son archivage selon la réglementation en vigueur.
L’évolution récente de la réglementation apporte une simplification du cadre de mise en œuvre et vise à en généraliser l’adoption par les entreprises françaises.
Dans ce nouveau contexte, plus de 50% des entreprises françaises auront adoptées la fiche de paie numérique d’ici 2020.
Avec le bulletin de paie dématérialisé, l’entreprise gagne du temps et de l’argent jusqu’alors consacrés à :
► L’impression des bulletins au format papier
► Le pliage des bulletins au format papier et leur mise sous enveloppe
► L’affranchissement et l’envoi.
L’entreprise évite également le stockage d’un double des bulletins de paie au format papier. Le service paie se concentre sur la réalisation des paies, leur contrôle et les déclarations associées. Il profite du gain de temps obtenu par la dématérialisation des bulletins de paie pour des missions à valeur ajoutée.
Par ailleurs, l’entreprise bénéficie d’une sécurité accrue de tout le traitement automatisé d’émission et d’archivage auprès des salariés. Cette émission est immédiate et ne dépend plus des délais postaux pour que le salarié dispose de sa fiche de paie.
Le salarié ne peut plus égarer son bulletin de paie puisqu’il est archivé dans un coffre-fort numérique personnel. Le service paie n’est plus sollicité pour émettre des duplicatas de bulletins à la demande des salariés.
Comme l’entreprise, le salarié n’a plus aucune manipulation de son bulletin de paie (plus besoin de le classer ou de le numériser par ses propres moyens) pour en faire une archive numérique.
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