Si vous disposez de Sage 100 Comptabilité et/ou Gestion Commerciale et que vous voulez exploiter vos données dans Excel, il y a plusieurs méthodes pour le faire. Nous allons donc vous aider à choisir la plus pertinente des solutions :
Utiliser un format d’impression :
Dans la gestion commerciale comme dans la comptabilité, la majeure partie des éditions permettent de personnaliser le format d’impression grâce à la fonction de mise en page. Dans cet outil, on peut définir pour chaque champs (donnée) le numéro de ligne et le numéro de colonne dans lesquels elle se déversera lors de l’exportation au format Excel.
Inconvénient de cette solution : Elle n’est pas accessible depuis tous les états, il faut maitriser l’outil de mise en page, et le paramétrage n’est pas très simple. Par ailleurs, elle implique de remettre en forme à chaque fois le fichier Excel puisque la donnée envoyée est brute de mise en page.
Exporter au format Sage :
En passant par le menu Ficher / Exporter / Exporter au format Sage, on peut déverser vers Excel la quasi-totalité des données de la base de données. Pour cela, il suffit de créer un format, de choisir chaque champs souhaités, puis de renseigner le numéro de cellule dans laquelle on déversera la donnée dans Excel (Exemple 1:1 pour ligne 1 et colonne 1).
Inconvénient de cette solution : Les inconvénients sont à peu près les mêmes que dans la version précédente hormis le fait que l’on peut accéder a beaucoup plus de données. Là aussi la donnée envoyée est dépourvue de toute mise en forme.
Budget Excel :
Cette fonction n’est accessible que depuis la comptabilité. Elle est peu connue des revendeurs et des clients mais elle est assez pratique puisqu’elle permet de déverser dans n’importe quelle cellule d’un tableau le solde d’un compte général ou analytique pour une période donnée. On peut ainsi alimenter des tableaux de reporting personnalisés ou des états budgétaires.
Inconvénient de cette solution : Elle ne permet d’accéder qu’aux soldes des comptes généraux et auxiliaires. On ne peut croiser les comptes généraux avec les comptes analytiques. Le recalcul est assez long.
Avantage de la solution : La mise en page est faite une fois pour toute sous Excel et la mise à jour se fait par simple clic.
Requête SQL :
Si vous disposez des Sage 100 en base de données SQL Express ou SQL serveur (ou en version Windows mais avec le driver ODBC optionnel), vous pouvez, depuis Excel, interroger toutes les données de la base de données Sage (Comptabilité, Gestion commerciale, Moyens de paiements, etc…).
Pour cela, vous devez créer préalablement une source de données ODBC dans le panneau de configuration. Vous pourrez ensuite, grâce à la fonction Données / Données externes (le nom change selon la version d’Excel), créer un lien permanent entre Excel et Sage en choisissant les informations que nous souhaitez, en les filtrant et en les triant grâce à Microsoft Query.
Vous pouvez donc aussi bien disposer d’une liste de factures que de clients, d’articles ou d’écritures comptables ou même imaginer des requêtes plus complexes croisant les univers.
Inconvénient de cette solution : Cette solution exige de connaitre un minimum Microsoft Query, la liste des tables et des champs de Sage ainsi que les liens entre les tables, et si possible de disposer d’un vernis sur les requêtes SQL.
Sage BI Reporing (Infineo) :
Cette solution est très récente. Nous la proposons à nos clients depuis 2 ans avec grande satisfaction. Elle permet d’interroger depuis Excel la quasi-totalité des données de Sage et de les mettre en forme quasiment sans limites : Listes, tableaux croisés dynamiques, graphiques, déversement de valeurs dans une cellule, etc…
Inconvénient de cette solution : Ce logiciel est optionnel. Il n’est pas fourni avec Sage mais son coût est souvent très rapidement rentabilisé si l’on considère les gains de temps, souvent très importants, concernant l’exportation et la mise en forme des données de Sage pour les fournir en interne comme en externe dans des formats plus lisibles, plus synthétiques et plus digestes.
Vous constaterez que les solutions sont nombreuses et chacune apporte son lot d’avantages et d’inconvénients. Nous sommes bien évidemment à votre disposition pour faire l’inventaire des analyses que vous avez à faire sous Excel afin de vous conseiller la meilleure solution.
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