Vous avez dû être informé que la validation par fax des virements émis et des prélèvements bancaires ne serait désormais plus acceptée par les banques à compter de début 2017.
Vous vous demandez probablement pourquoi et ce que vous avez à faire… Voici quelques précisions pour passer à l’action, si vous ne l’avez pas encore fait.
Pourquoi ce changement ?
Aujourd’hui, lorsqu’une entreprise envoie un paiement dématérialisé à sa banque, le transport de ce fichier s’effectue selon un protocole de communication bancaire; le plus courant l’EBICS T.
La confirmation de cette demande de paiement se fait encore parfois par l’envoi d’un fax à la banque.
Pour le renforcement de la sécurité du protocole EBICS, le CFONB (Comité Français de l’Organisation et de Normalisation Bancaires) recommande de ne plus accepter de fax de confirmation d’ordre d’exécution au-delà du 31 décembre 2016 dans le cadre des échanges Client/Banque transmis par le protocole EBICS T.
La signature électronique selon le protocole de communication bancaire EBICS TS (simple ou double signature) est une solution à privilégier.
Qu’est-ce qui va changer ?
Progressivement, jusqu’au 31 décembre 2016, les banques vont imposer ce renforcement de la sécurité du protocole de communication bancaire. Le protocole de communication bancaire EBICS TS prévoit de sécuriser l’envoi des demandes de paiements électroniques, non plus à l’aide d’un fax, mais après avoir apposé sur le fichier numérique une ou plusieurs signatures électroniques (en fonction de différents critères comme par exemple le plafond du montant de la transaction, la qualité du signataire, le plafond du montant par signataire).
Mais quelle est la date butoir précise ?
Selon les recommandations du CFONB, à compter du 31 décembre 2016, le fax comme moyen de confirmation des ordres transmis ne devrait plus être accepté par les banques. Mais les banques semblent quasiment toutes accepter un délai supplémentaire de quelques semaines.
On peut donc raisonnablement penser que l’ancien système de validation par fax sera accepté mais au prix de relances systématique de la banque.
Selon nous, il est dangereux d’attendre où les flux seront refusés.
Comment être « aux normes » ?
1°/ Exploitez un logiciel de télétransmission bancaire supportant la norme EBICS TS (simple ou double signature).
Idéalement, celui-ci doit être relié à votre logiciel de gestion comptable pour éviter toute ressaisie, risque d’erreurs et de perte de temps. Si vous n’en disposez pas ou ne savez pas si votre procédure actuelle permettra d’être compatible, nous vous proposons un diagnostic téléphonique, voire des solutions pertinentes.
2°/ Demandez à vos banques une clé électronique (et éventuellement un contrat EBICS TS).
Choisissez de préférence un format de clé qui soit compatible avec toutes vos banques afin de ne pas surcharger vos poches et mallettes.
3°/ Prévoyez plutôt au plus tôt avec vos partenaires en charge de vos logiciels de gestion la prestation de paramétrage des certificats et la formation.
Étant donné la charge de travail importante en décembre et janvier due aux déclarations sociale et aux clôtures comptables, une mise en place à partir de février semble raisonnable et vous permettra d’être rapidement opérationnel.
4°/ Dès que votre date de mise en exploitation opérationnelle sera planifiée, contactez vos banques pour les informer de cette mise en œuvre afin de les rassurer et qu’elles vous accompagnent durant la période intermédiaire en acceptant encore votre procédure actuelle de validation.
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